Perencanaan dalam sebuah organisasi adalah suatu proses
kegiatan pemikiran dan penentuan prioritas yang harus dilakukan secara
menyeluruh sebelum melakukan tindakan yang sebenar-benarnya dalam rangka
mencapai tujuan. Batasan perencanaan dalam sebuah perencanaan, terdapat pula
batasan-batasan perencanaan yang dapat dimengerti sebagai batasan dalam membuat
suatu rencana, sehingga dalam menetapkan rencana, seseorang dapat mengetahui
apa yang harus direncanakan dan dilaksanakan agar tidak menjauh dari tujuan sebuah
organisasi.
Fungsi perencanaan pada dasarnya adalah suatu proses
pengambilan keputusan sehubungan dengan hasil yang diinginkan, dengan
penggunaansumber daya dan pembentukan suatu sistem komunikasi yang memungkinkan
pelaporan dan pengendalian hasil akhir serta perbandingan hasil-hasil tersebut
dengan rencana yang di buat.
Banyak
kegunaan dari pembuatan perencanaan yakni terciptanya efesiensi dan efektivitas
pelaksanaan kegiatan perusahaan, dapat melakukan koreksi atas penyimpangan
sedini mungkin, mengidentifikasi hambatan-hambatan yang timbul menghindari
kegiatan, pertumbuhan dan perubahan yang tidak terarah dan terkontrol.
Tujuan perencanaan
organisasional dibagi menjadi dua tujuan, antara lain tujuan perlindungan dan
tujuan kesepakatan. Tujuan perlindungan yaitu tujuan yang meminimalisasikan
resiko dengan mengurangi ketidakpastian di sekitar kondisi bisnis dan
menjelaskan konsekuensi tindakan manajerial yang berhubungan. Sedangkan tujuan
kesepakatan adalah tujuan untuk meningkatkan tingkat keberhasilan
organisasional.
Henry fayol mengemukakan 16 pedoman umum ketika
mengorganisasi sumber daya-sumber daya. Berikut dibawah ini merupakan 16
pedoman umum ketika mengorganisasi sumber daya-sumber daya:
a. Pembagian kerja
b. Wewenang dan tanggung jawab
c. Disiplin
d. Kesatuan perintah
e. Kesatuan pengarahan
f. Mengutamakan kepentingan organisasi
di atas kepentingan sendiri
g. Penggajian pegawai
h. Pemusatan
i. Hirarki
j. Ketertiban
k. Keadilan dan kejujuran
l. Stabilitas kondisi karyawan
m. Prakarsa
n. Semangat kesatuan dan semangat korps
o. Menghindari adanya pengaturan,
birokrasi dan kertas kerja
p. Memberikan sanksi terhadap kesalahan
dan kekeliruan
Pembagian tenaga kerja memiliki keuntungan dan kekurangan
masing-masing. Keuntungan dan kerugian dari pembagian tenaga kerja adalah
sebagai berikut:
Keuntungan
1.
Pekerja
berspesialisasi dalam tugas tertentu sehingga keterampilan dalam tugas tertentu
meningkat.
2.
Tenaga
kerja tidak kehilangan waktu dari satu tugas ke tugas yang lain.
3.
Pekerja
memusatkan diri pada satu pekerjaan dan membuat pekerjaan lebih mudah dan
efisien.
4.
Pekerja
hanya perlu mengetahui bagaimana melaksanakan bagian tugas dan bukan
proses keseluruhan produk.
Kerugian
1.
Pembagian
kerja hanya dipusatkan pada efisiensi dan manfaat ekonomi yang mengabaikan
variabel manusia.
2.
Kerja
yang terspesialisasi cenderung menjadi sangat membosankan yang akan berakibat
tingkat produksi menurun.
Menurut chester barnad akan makin banyak perintah manager
yang diterima dalam jangka panjang apabila terdapat hal-hal mengenai sebagai
berikut:
a. Saluran formal dari komunikasi
digunakan oleh manager dan dikenal semua anggota organisasi.
b. Tiap anggota organisasi telah
menerima saluram komunikasi formal melalui mana dia menerima perintah.
c. Lini komunikasi antara manajer
bawahan bersifat langsung.
d. Rantai komando yang lengkap.
e. Manajer memiliki
keterampilan komunikasi yang memadai.
f. Manajer menggunakan lini komunikasi
formal hanya untuk urusan organisasional.
g. Suatu perintah secara otentik memang
berasal dari manajer.
